>> Vnitrofiremní komunikace

Východiska a souvislosti:

• Podstata firmy je ekonomická, ale nelze ji pouze na ni redukovat.
• Vnitrofiremní komunikace je promyšlené propojení firmy pomocí formálních a neformálních prostředků.
• Vnitrofiremní komunikace je jako krevní oběh v těle. Přestane-li fungovat, nebo má-li problémy, firma odumírá.
• Vnitrofiremní komunikace souvisí s organizačním chováním, základními sociálními procesy probíhajícími v organizaci, firemní kulturou, strategií zavádění změn v organizaci, informačními systémy a stylem vedení a řízení firmy, strategii a koncepcí. Je současně nástrojem pro jejich ovlivňování.
• Základní podmínkou fungování jakékoli komunikace je zpětná vazba a zodpovědnost managementu za komunikaci ve firmě.

Cíle vnitrofiremní komunikace:

• Informační propojení firmy a jednotlivých pracovníků, základní oběh informací potřebných pro výkon práce každého pracovníka
• Utváření postojů a ovlivňování pracovního chování spolupracovníků (motivace, zapojení, iniciativa)
• Harmonizace potřeb jednotlivce a firmy
• Vzájemné poznání, pochopení, propojení, podpora a spolupráce
• Formování a udržování, popřípadě změna firemní kultury
• Funkční a flexibilní systém zpětných vazeb signalizující zda a jak jdeme tam, kam chceme jít

Podmínky pro dosahování cílů vnitrofiremní komunikace:

• všichni znají cíle firmy
• každý ví, co se od něho očekává
• jsou jednoznačná a všem známá a dodržovaná pravidla hry
• všichni znají postoje vedení v aktuálních záležitostech
• každý má dostatek informací pro svou práci
• vedení ví, jaké změny a v jakém pořadí bude podporovat
• vedoucí znají předpoklady svých lidí, za kterých jsou schopni se přizpůsobit změnám a plnit úkoly
• je podpora formálním i neformálním pracovním vztahům
• aktivity jsou dobře organizovány a koordinovány
• tvoří se pozitivní postoje
• existuje systém pravidelných zpětných vazeb na všech úrovních vedení

Prostředky vnitrofiremní komunikace:
K nejčastěji využívaným prostředků vnitrofiremní komunikace patří především:

• Rozhovor (osobní telefonický), porada, diskuze
• Firemní bulletin, noviny, rozhlas
• Písemné sdělení, oběžník, pokyn, dopis, směrnice
• Nástěnka (klasická, elektronická)
• Intranet, e-mail, internet
• Videofilm, videokonference
• Dotazník, šetření, průzkumy zájmů, názorů
• Rotace pracovníků
• Setkání se zaměstnanci, společné porady různých útvarů, společné vzdělávací akce, semináře, týmové aktivity
• Zvědavý telefon (kdokoli se může zeptat nebo upozornit), anonymní schránky na nápady (klasické, intranet)
• Dny otevřených dveří, společenské, kulturní a sportovní akce, firemní rituály a oslavy
• Firemní vize, strategie, cíle, tradice, historky, zásady
• Psaná i nepsaná pravidla hry, symboly, public relation, výběr nových lidí, oblékání, oslovování, podmínky a prostředí, tradice
• Systém hodnocení všech typů (roční, půlroční hodnocení, motivační rozhovor, informativní setkání, 360° a další modifikace)

Nejčastější bariéry komunikace v organizaci:

• Neodpovídající a nefunkční organizační uspořádání
• Nedostatečné, nepřesné, zastaralé informace, nefunkční informační systém
• Řada firem funguje navzdory svému organizačnímu uspořádání jen díky neformální komunikaci a vztahům
• V řadě firem je organizace chápána stále jako jednoduchý stroj. Zadáme příkaz a on bude splněn tak, jak jsme chtěli, je ne zcela realistické očekávání (bez zpětné vazby a znalosti nejen co ale i proč je komunikace neefektivní)
• Nepromyšlená nebo neexistující komunikační koncepce a strategie (často i strategie a poslání firmy)
• Nedostatečná vnitřní odpovědnost managementu za komunikace ve firmě („Přece to mají ve směrnici a na intranetu, tak ať si to přečtou!“)
• Nedostatečná odpovědnost zaměstnanců
• Přetěžování nároků na komunikaci
• Narušené vztahy, konflikty, nekvalitní firemní kultura typu „nestarej se o druhé a urvi co můžeš“
• Rozpor mezi touhou vědět vše a vlastní pohodlností
• Neschopnost odlišit podstatné a nepotřebné
• Nereálná očekávání a záměna práce a zábavy
• Odborná a lidská kvalita managementu
• Neznalost sebe sama, neznalost komunikačních procesů a principů
• Neexistující pravidelný a promyšlený systém zpětných vazeb

Dozvědět se více o postupu přípravy, provedení a vyhodnocení porady, se můžete zde.

V případě zájmu o konzultace, seminář, komunikační audit organizace nás kontaktujte zde.

V případě zájmu nás kontaktujte zde.