>> Facilitace a vedení porad

P O R A D A = organizovaná komunikace ve skupině a se skupinou

Porada může být formou velmi efektivní skupinové komunikace, ale také přehlídkou ztraceného času. Tři základní podmínky efektivní porady jsou jasné cíle, organizace a pevné vedení.

Východisko a filozofie porad

• Hlavním účelem porad je odstraňovat překážky v práci, navodit žádoucí změny.
• Způsob, jakým probíhají porady, je ukazatelem kultury dané organizace, manažera.
• Změna kultury porad má rozšiřující pozitivní efekt na celou organizaci.
• Lidé nemají zájem škodit organizaci .
• Neexistuje jednoduchý nebo jediný „správný způsob“, jak vytvořit efektivní poradu.
• K vytvoření efektivní porady je potřeba série předem promyšlených rozhodnutí o přípravě, vedení a ukončení porady.
• Efektivní postup porady přináší výsledky, které jsou realizovatelné.
• To, že se na rozhodování podílejí všichni, je klíčem k úspěšné realizaci.
• Efektivní konsensuální rozhodnutí nevznikají najednou a lehce. Je to výsledek obtížně získaných sérií dohod.

Než začneme uvažovat o svolání porady, je užitečné odpovědět si na otázky:
Musím tam opravdu být, je to nutné, nedala by se záležitost vyřídit jiným způsobem?
Co je cílem porady?
Co od ní konkrétně očekáváme?

Předpoklady úspěšné porady

Úspěch porady/jednání nezávisí pouze na kvalitě účastníků a schopnostech facilitátora, ale je nepřímo podmíněn i celou řadou dalších vstupů. Ten, kdo připravuje poradu, by měl vzít v úvahu následující body:

• Místo konání
• Čas konání
• Osvětlení
• Tepelná pohoda
• Pohodlí
• Ovzduší v místnosti
• Přestávky
• Občerstvení
• Uspořádání místnosti při poradě

Jak vést diskuzi při poradě?

• Ptejte se na pocity a názory
• Parafrázujte
• Povzbuzujte účastníky, aby se zapojili
• Požádejte je o praktické příklady
• Podporujte účastníky
• Nevyhýbejte se sporům
• Nezapomínejte na přestávky
• Navrhněte postup řešení

Co diskuzi ničí?

• Apriorní zamítání návrhů ostatních
• Náhlé změny tématu
• Řečník mluví jen o sobě a o svých potřebách
• Vedoucí skupinu nutí k práci silou
• Kritické posuzování názorů či činnosti ostatních
• Přehnaný zájem o druhé
• Družná zábava s přítelem, když ostatní pracují
• Sarkastické poznámky
• Generalizace
• Černý humor
• Útoky na ostatní
• Řečník hovoří, aniž by si svá slova předem promyslel
• Zesměšňování návrhů ostatních
• Přílišná samolibost
• Konfrontační taktika
• Skákání do řeči

Role facilitátora:
Facilitátor je neutrální osoba, která je odpovědná za proces, nikoli za obsah a výsledek porady. Co facilitátor dělá a co nedělá:

• navrhuje postup diskuse (podle aktuální situace volí metody jednání)
• neúčastní se obsahové stránky diskuse
• nehodnotí nápady členů skupiny
• zajišťuje, aby všichni hovořili ve stejnou chvíli o jednom tématu
• zajišťuje aby všichni používali ve stejnou chvíli stejnou metodu diskuse
• zajišťuje, aby měl každý šanci vyslovit svůj názor
• podněcuje aktivitu účastníků
• soustředí energii skupiny na projednávané téma
• chrání účastníky před vzájemným se napadáním

V případě zájmu nás kontaktujte zde.